Caso real: Gómez Gallardo abogado reduce un 72 % el tiempo de gestión de facturas con IA
Resumen ejecutivo
Cliente: Gómez Gallardo abogado (despacho boutique).
Reto: Alto tiempo operativo y errores en facturas emitidas/recibidas, con picos de cierre mensual.
Solución: Pipeline de captura → extracción con IA → validación fiscal → alta contable → conciliación.
Impacto: −72 % tiempo por documento, −68 % errores de datos, cierre mensual 2 días más rápido.
ROI: <12 meses (ahorro directo anual estimado: 11.900 €).
Contexto del cliente
Despacho con foco en mercantil y fiscal, equipo lean con alto volumen de facturación recurrente y picos de trabajo en cierres. Flujo previo:
Recepción de facturas por email/carpeta compartida.
Alta manual en contabilidad (base imponible, IVA/IRPF, fechas, proveedor/cliente).
Conciliación bancaria manual y archivo del soporte digital.
Dolores: duplicidad de tareas, errores de transcripción y cuellos de botella en fin de mes.
Objetivos del proyecto
Reducir tiempo por documento (emitidas/recibidas/abonos).
Disminuir errores (campos fiscales y metadatos).
Acelerar el cierre contable y la conciliación.
Cumplir RGPD/LOPDGDD con registro de actividad y control de accesos.
Solución desplegada por Intellentia.ai
1) Captura omnicanal
Ingesta automática desde email (buzón facturas@…), carpetas (Drive/SharePoint) y escáner.
Soporte PDF, imagen y Facturae/XML; deduplication y clasificación (emitida vs. recibida).
2) Extracción inteligente con IA
OCR + NER para campos críticos: emisor/receptor, NIF/CIF, nº factura, base imponible, tipo IVA, retención IRPF, fechas, IBAN, referencia/expediente.
Reglas fiscales para validar coherencia (p. ej., 21 %/10 % IVA, 7 %/15 % IRPF profesional).
3) Validación y enriquecimiento
Enlace a expediente/cliente; sugerencia de centro de coste y cuentas contables según histórico.
Score de confianza por campo; one-click review cuando la confianza < umbral.
4) Alta contable y archivo
Creación de asientos pre-contables vía API/conector (Sage/A3/Contasol).
Renombrado y archivo automático con convención “AAAA-MM/Proveedor/NumFactura”.
5) Conciliación bancaria asistida
Emparejamiento de extractos (CSV/API bancaria) con facturas → propuesta de conciliación y alertas de discrepancia.
6) Seguridad y gobierno
Cifrado en tránsito y reposo, DPA firmado, políticas de retención y auditoría.
Acceso por roles (abogacía/administración), registro de cambios y logs exportables.
Integraciones técnicas
Origen: Buzón IMAP dedicado, carpetas en Drive y escáner de red.
Motor IA: OCR + modelos de extracción específicos para documentos de España (VAT/IRPF-aware).
Orquestación: flujos con reintentos, colas y webhooks; alertas por email/Slack.
Destino: Software contable del despacho (conector oficial) + BI para KPIs.
Resultados (antes vs. después)
Volumen medio: ~520 documentos/mes (emitidas, recibidas y abonos).
Ahorro económico directo (estimado)
Ahorro de tiempo mensual: 520 × (7−1,97) min ≈ 2.600 min ≈ 43,3 h
Coste hora administrativo (carga total): 23 €
Ahorro mensual: 43,3 × 23 ≈ 996 €
Ahorro anual: ≈ 11.950 €
Payback: con una implantación en el rango 10–12 k€, el retorno llega antes de 12 meses, sin contar beneficios indirectos (menos errores, mejor cash por cierres más rápidos).
Cronograma de implantación (6 semanas)
Semana 1 – Diagnóstico: mapeo de flujos, KPIs y fuentes; definición de reglas fiscales.
Semana 2 – Diseño: blueprint de integración contable y validaciones; umbrales de confianza.
Semanas 3–4 – Piloto: ingestión real con 1 mes histórico; feedback con administración.
Semana 5 – Despliegue: conexión a contabilidad, playbooks y runbooks operativos.
Semana 6 – Formación y gobierno: roles, auditoría, cuadro de mando y plan de mejora.
Gestión del cambio
Sesiones cortas de formación práctica (30–45 min).
Tablero de métricas compartidas (tiempo/errores/conciliación).
Ventana de doble validación durante el primer mes.
Lecciones aprendidas
Empezar con campos fiscales críticos y añadir el resto después.
Umbrales de confianza bien calibrados reducen retrabajo.
La conciliación aporta un beneficio “oculto” en caja y auditoría.
Próximos pasos
Predicción de flujo de caja a partir de vencimientos reales.
Plantillas de honorarios: borradores automáticos de facturas emitidas por expediente/horas.
Integración con firma electrónica y envío automático al cliente.
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